Grundlagen der Entgeltabrechnung

Gutscheine sind für die Motivation Ihrer Mitarbeiter ideal. Andererseits begegnen Sie in der Lohnabrechnung diesen Extras vermutlich mit gemischten Gefühlen. Zahlreiche Streitigkeiten zwischen Arbeitgebern und Finanz- bzw. Sozialversicherungsbehörden zeigen: Bei der Ausgabe von Gutscheinen können Unternehmen viel falsch machen. Nur wenn Sie Fehler vermeiden, werden Gutscheine tatsächlich zum Geschenk für die Mitarbeiter und dienen dem Motivationsschub im Unternehmen.

Verpflegung und Unterkunft sind Sachbezüge, mit denen Sie häufig zu tun haben. Kantinenmahlzeiten fallen ebenso darunter wie Gemeinschaftsunterkünfte. Bei all diesen Leistungen gilt es für die Abrechnung einiges zu beachten.

Ganz sicher beauftragt Ihr Unternehmen hin und wieder den ein oder anderen freien Webdesigner oder einen selbstständigen Redakteur, der die Inhalte der Internetseiten bzw. Geschäftsunterlagen auf Vordermann bringt. Bei diesen Mitarbeitern handelt es sich um Künstler/Publizisten, die einer speziellen Sozialversicherungspflicht bei der Künstlersozialkasse unterliegen. Verwertet Ihr Unternehmen Leistungen von entsprechenden freien Mitarbeitern, sind Sie verpflichtet, eine Abgabe an die Künstlersozialkasse zu leisten. Tun Sie das nicht, sind hohe Nachzahlungen für Ihr Unternehmen sehr wahrscheinlich: Die turnusmäßigen Arbeitgeberprüfungen durch die Rentenversicherungsträger umfassen jetzt auch gleichzeitig die korrekte Abführung der Künstlersozialabgabe.

Die rechtssichere Abrechnung von manchen Entgeltbestandteilen kann unter Umständen recht knifflig sein, vor allem wenn es um die Abrechnung von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit geht. Hier haben Sie besonders viel zu beachten. Unterläuft Ihnen ein Fehler bei der Einordnung von Zuschlägen für die Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, sind nicht nur die betroffenen Mitarbeiter unzufrieden. Es drohen auch hohe Nachzahlungsforderungen von Finanzamt und Sozialversicherungsträgern.

Am Ende vieler Beschäftigungsverhältnisse steht für die betreffenden Mitarbeiter eine Abfindung. Diese müssen Sie lohnsteuerlich und sozialversicherungsrechtlich richtig einordnen.

Die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ist eine Ihrer wichtigsten Aufgaben. Zahlen Sie die Sozialversicherungsbeiträge nicht oder nicht in der richtigen Höhe, haftet Ihr Unternehmen gleich nach zwei Seiten: gegenüber der Einzugsstelle und gegenüber dem betreffenden Mitarbeiter. Sie sollten bei der Beitragsberechnung daher ganz besonders sorgfältig vorgehen.

Viele Mitarbeiter erhalten einen Firmenwagen. Ermitteln Sie die Privatnutzung per Fahrtenbuch, ist das komplizierter als mit der 1-%-Regelung. Andererseits hat diese Methode viele Vorteile für Ihr Unternehmen und den Mitarbeiter. Unterläuft Ihnen ein Fehler bei der Abrechnung eines Fahrtenbuchs, sind nicht nur die betroffenen Mitarbeiter unzufrieden. Genauso wichtig wie die richtige Berechnung des geldwerten Vorteils ist auch die Einhaltung festgesetzter Formalien. Wird das Fahrtenbuch fehlerhaft geführt, wird es nicht anerkannt. Auf Ihr Unternehmen können dann Nachforderungen von 2 Seiten zukommen: vom Finanzamt und von den Sozialversicherungsträgern.