Führung der Entgeltkonten

Für die Entgeltunterlagen, die die neuen Bundesländer von vor 1992 betreffen, gilt eine besondere Aufbewahrungsfrist.

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter aus Polen beschäftigt, müssen Sie seine Sozialversicherungspflicht abklären. In der Regel erhalten Sie eine Bescheinigung E101 und wissen damit, dass der Beschäftigte in Polen sozialversicherungspflichtig ist. Anderenfalls muss er Ihnen jetzt eine Zusatzbescheinigung ausfüllen.

Die Sozialversicherungsträger verlangen korrekte und vollständige Aufzeichnungen von Ihnen. Spätestens jetzt zum Jahresabschluss sollten Sie überprüfen, ob sie alle wichtigen Daten enthalten.

Beim Jahresabschluss zum 31.12.2009 addieren Sie die einzelnen Monatswerte in den Entgeltkonten und schließen die Entgeltkonten ab. Aufgrund des Entgeltkontos haben Sie nun verschiedene Angaben in der Lohnsteuerbescheinigung vorzunehmen.

Die besondere – durch die Betriebsprüfung bedingte – Aufbewahrungspflicht gilt auch für Unterlagen, die Sie eigentlich bereits am 31.12.2009 hätten vernichten dürfen. Die Aufbewahrungspflicht betrifft für jeden Arbeitnehmer und getrennt nach Kalenderjahren die folgenden Unterlagen:

Nach § 147 Abgabenordnung haben Sie für bestimmte Unterlagen Aufbewahrungsfristen zu beachten. Nur diese Unterlagen darf das Finanzamt einsehen. Aufzeichnungen, die über Ihre gesetzliche Pflicht hinausreichen, müssen Sie für eine Einsichtnahme nicht freigeben.

Durch das neue Bürgerentlastungsgesetz können Mitarbeiter ab dem Veranlagungszeitraum 2010 die Beiträge zu Kranken- und Pflegeversicherung steuerlich vollständig absetzen. Was das für Sie im Lohnbüro und Ihre Aufzeichnungspflichten in der Lohnsteuerbescheinigung bedeutet, lesen Sie hier.