Reisekosten

Bei den Reisekostenerstattungen für Dienstreisen mit Übernachtung müssen Sie jetzt neue Regeln berücksichtigen. Hintergrund ist der ermäßigte Mehrwertsteuersatz für Übernachtungen. Er führt dazu, dass Übernachtung und Frühstück seit dem 1.1.2010 getrennt auf den Hotelrechnungen ausgewiesen werden.

Das Bundesfinanzministerium hat kürzlich den Entwurf der neuen Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2011 veröffentlicht. Die daraus resultierenden Lohnsteuer-Richtlinien gelten dann für Lohnzahlungszeiträume ab dem 31.12.2010. Eine der Änderungen soll bereits rückwirkend zum 1.1.2010 gelten.

Auch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens werden vermutlich immer häufiger auf Dienstreise ins Ausland geschickt. Ihre Aufgabe ist es dann, die Kosten korrekt abzurechnen. Zum 1.1.2010 wurden einige Pauschalen geändert.

Ob ein Beschäftigter eine Dienstreise von zuhause oder von Ihrem Unternehmen aus beginnt, kann einen entscheidenden Unterschied für die Abrechnung der Reisekosten machen. Viele Beschäftigte wissen das nicht und sollten deshalb von Ihnen entsprechend informiert werden.

Machen Sie die Erstattung der während einer Auswärtstätigkeit angefallenen Reisekosten immer von lückenlosen Aufzeichnungen und Belegen abhängig. Nur wenn Sie diese Aufzeichnungen und Unterlagen in Ihren Entgeltunterlagen und bei einer Prüfung zur Hand haben, akzeptieren auch Finanzamt und Betriebsprüfer den steuerfreien Aufwendungsersatz. Die LStR machen dies in R 9.4 Abs. 1 ausdrücklich zur Pflicht.

Das neue Reisekostenrecht und damit auch der zentrale Begriff der Auswärtstätigkeit sind nun fast 2 Jahre alt. Doch neuere Entscheidungen des Bundesfinanzhofs zeigen: Nach wie vor sind viele Lohn- und Gehaltsabrechner unsicher, wann denn nun genau eine Auswärtstätigkeit vorliegt und wann nicht.

Reisekosten dürfen Sie steuerfrei ersetzen. Eine Dienstreise findet aber nur statt, wenn ein Beschäftigter außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn er einen Kunden aufsucht. Ob dessen Unternehmenssitz auch dann Ziel einer Dienstreise bleibt, wenn der Beschäftigte ihn über längere Zeit immer wieder aufsucht, hat jetzt der Bundesfinanzhof geklärt.