Ausbildungsbeginn – wie Sie im Lohnbüro neue Auszubildende richtig abrechnen

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Wichtig für Sie in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ist zunächst: Auch für Auszubildende haben Sie Meldungen zur Sozialversicherung abzugeben. Bei der anstehenden Anmeldung eines Auszubildenden müssen Sie Folgendes beachten:

• Melden Sie den Auszubildenden bei der Krankenkasse an, die dieser gewählt hat.
• Beginnt das Ausbildungsverhältnis im Laufe eines Kalendermonats und hat der Auszubildende schon vorher, beispielsweise als Aushilfe, in Ihrem Unternehmen gearbeitet, können Sie aus Vereinfachungsgründen anstelle des tatsächlichen Beginns den Ersten dieses Monats melden.

Achtung: Was Sie bei der Anmeldung, Abmeldung, Jahresmeldung etc. außerdem beachten müssen, lesen Sie in einer Schnellübersicht hier.

Vorsicht Geringverdiener-Grenze

Grundsätzlich sind Auszubildende in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht Arbeitnehmer – mit allen Konsequenzen: Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung je zur Hälfte (den Zusatzbeitrag in Höhe von 0,9 % zur Krankenversicherung trägt der Auszubildende allein).

Die Besonderheit, die Sie bei Auszubildenden beachten müssen, ist die Geringverdienergrenze: Beträgt das beitragspflichtige Entgelt nicht mehr als 325 € monatlich, muss Ihr Unternehmen als Arbeitgeber die Beiträge (auch die Arbeitnehmerbeiträge) zu den genannten Versicherungszweigen alleine aufbringen.
Achtung: Die Geringverdiener-Grenze für Auszubildende hat nichts mit der Geringverdiener-Grenze für Arbeitnehmer in Höhe von 400 € zu tun. Auszubildende können nicht als geringfügig Beschäftigte versicherungsfrei in Ihrem Unternehmen arbeiten.

So gehen Sie bei Einmalzahlungen vor

Wird die Geringverdienergrenze durch Einmalzahlungen wie z. B. Weihnachtsgeld überschritten, tragen Arbeitgeber und Auszubildende den Beitrag für den Betrag, der die 325 € überschreitet, je zur Hälfte. Den Zusatzbeitrag in der Krankenversicherung von 0,9 % tragen die Auszubildenden. Die Beiträge, die bis zum Grenzwert von 325 € anfallen, muss Ihr Unternehmen allein tragen.
Beispiel: 2 in Ihrem Unternehmen beschäftigte Auszubildende verdienen monatlich 310 € und bekommen im November zusätzlich jeweils ein Weihnachtsgeld in Höhe von 155 €.
Die Beiträge ermitteln Sie folgendermaßen:

• Die vollständigen Gesamtsozialversicherungsbeiträge aus 325 € (310 € Entgelt + 15 € aus der Einmalzahlung) trägt Ihr Unternehmen allein.
• Aus den verbleibenden 140 € berechnen Sie die Beiträge für November je zur Hälfte zulasten Ihres Unternehmens und der Auszubildenden.

Keine Sonderbehandlung bei der Lohnsteuer

In lohnsteuerlicher Hinsicht behandeln Sie Auszubildende wie alle anderen Arbeitnehmer.
Das bedeutet:

• Die von Ihrem Unternehmen an Auszubildende gezahlte Vergütung besteuern Sie als laufenden Arbeitslohn.
• Jeder Auszubildende ist verpflichtet, eine Lohnsteuerkarte vorzulegen.

Wann Auszubildende Entgeltfortzahlung verlangen können
Auszubildende haben in den folgenden Fällen Anspruch auf Fortzahlung ihrer Vergütung:

• Bei Arbeitsfreistellung wegen Berufsschulunterricht, Zwischen- und Abschlussprüfungen bzw. Ausbildungsmaßnahmen, die außerhalb der Ausbildungsstätte (Ihrem Unternehmen) stattfinden.
• Bei Ausfall der Berufsausbildung bis zu einer Dauer von 6 Wochen. Voraussetzung: Weder Ihr Unternehmen noch der Auszubildende hat den Ausfall zu vertreten.
• Wenn der Auszubildende wegen eines in seiner Person liegenden Grundes daran gehindert ist, seine Pflichten aus dem Ausbildungsverhältnis zu erfüllen (z. B. Erkrankung).